Sommaire
Introduction Premiers Pas Gestion des Leads Pipeline de Vente Email OAuth WhatsApp Business Campagnes Marketing Automations Analytics & KPIs Meilleures Pratiques FAQ
Chat Assistant Doc Clients

Documentation Commerciaux

Bienvenue dans votre CRM Webitech

Ce guide complet vous accompagne dans l'utilisation de toutes les fonctionnalités du CRM pour maximiser vos performances commerciales.

Gérer vos Leads
Capture, qualification, scoring
Pipeline de Vente
Suivi opportunités, prévisions
Campagnes
Email, WhatsApp, automation

Fonctionnalités Principales

Module Description Lien
Contacts Gestion centralisée de tous vos contacts professionnels Accéder
Leads Qualification et scoring automatique des prospects Accéder
Opportunités Suivi des deals et prévisions de vente Accéder
Entreprises Base de données clients et prospects B2B Accéder
Email OAuth Intégration Gmail/Outlook avec sync bidirectionnelle Accéder
WhatsApp Campagnes WhatsApp Business avec templates Meta Accéder
Automations Workflows automatisés pour gagner du temps Accéder
Analytics Tableaux de bord et KPIs en temps réel Accéder

Premiers Pas

1 Connexion au CRM

Accédez à https://webitech.fr/crm/ avec vos identifiants.

  • URL: https://webitech.fr/crm/
  • Identifiant: Votre email professionnel
  • Mot de passe: Fourni par votre administrateur

2 Configurer votre Email (OAuth)

Connectez votre Gmail ou Outlook pour synchroniser automatiquement vos emails.

  1. Allez dans Email (OAuth)
  2. Cliquez sur "🔐 Connecter Gmail" ou "🔐 Connecter Outlook"
  3. Autorisez l'accès dans la fenêtre Google/Microsoft
  4. Vos emails seront synchronisés toutes les 5 minutes
Avantage: Tous vos emails clients sont automatiquement liés aux contacts/leads dans le CRM !

3 Importer vos Contacts

Importez votre base de contacts existante en quelques clics.

  1. Préparez un fichier CSV avec colonnes: prénom, nom, email, téléphone, entreprise
  2. Allez dans Contacts
  3. Cliquez sur "Importer"
  4. Chargez votre fichier CSV et mappez les colonnes
  5. Validez l'import

4 Personnaliser votre Dashboard

Le tableau de bord affiche vos KPIs principaux :

  • Nombre de leads actifs
  • Opportunités en cours (valeur totale)
  • Taux de conversion
  • Chiffre d'affaires du mois
  • Activités récentes

Gestion des Leads

📌 Qu'est-ce qu'un Lead ?

Un lead est un prospect potentiel qui a montré un intérêt pour vos produits/services mais n'est pas encore qualifié comme client.

Cycle de Vie du Lead

Nouveau

Contacté

Qualifié

Opportunité

✅ Ajouter un Lead

  1. Allez dans Leads
  2. Cliquez sur "+ Ajouter Lead"
  3. Remplissez les informations :
    • Nom/Prénom (requis)
    • Email (recommandé pour tracking)
    • Téléphone
    • Entreprise
    • Source : Site web, Salon, Référence, Cold calling, etc.
    • Statut : Nouveau, Contacté, Qualifié, Perdu
  4. Cliquez sur "Enregistrer"

🎯 Lead Scoring Automatique

Le CRM attribue automatiquement un score de 0 à 100 à chaque lead selon :

Critère Points
Email professionnel renseigné +10
Téléphone renseigné +10
Entreprise identifiée +15
A ouvert un email de campagne +20
A cliqué dans un email +30
A répondu à une campagne WhatsApp +25
Astuce: Priorisez les leads avec un score > 60 pour maximiser votre taux de conversion !

📊 Gérer les Leads

  • Filtrer par statut, source, score
  • Rechercher par nom, email, entreprise
  • Exporter en CSV pour analyse externe
  • Convertir en opportunité quand qualifié

Pipeline de Vente

📌 Qu'est-ce que le Pipeline ?

Le pipeline visualise toutes vos opportunités de vente classées par étape du processus commercial.

Étapes du Pipeline

Prospection
50% prob.

Contact
60% prob.

Proposition
75% prob.

Négociation
85% prob.

Gagné
100% prob.

✅ Créer une Opportunité

  1. Depuis un lead qualifié, cliquez sur "Convertir en Opportunité"
  2. OU allez dans Opportunités → "+ Nouvelle"
  3. Remplissez :
    • Nom du deal (ex: "Contrat SaaS - Entreprise X")
    • Montant estimé (en €)
    • Probabilité de closing (calculée auto selon l'étape)
    • Date de closing estimée
    • Étape actuelle du pipeline

🎯 Vue Kanban

Accédez au Tableau Pipeline pour glisser-déposer vos opportunités entre les étapes.

  • Chaque colonne = une étape du pipeline
  • Glissez une carte d'opportunité pour la faire avancer
  • Le montant total par étape est affiché en haut

📈 Prévisions de Vente

Le module Forecast calcule automatiquement :

  • Chiffre d'affaires prévisionnel = Σ (Montant × Probabilité)
  • Deals à risque (date de closing dépassée)
  • Top opportunités par montant

Email OAuth (Gmail / Outlook)

Nouveauté 2026 ! Synchronisation bidirectionnelle avec Gmail et Outlook via OAuth 2.0 sécurisé.

📌 Pourquoi utiliser OAuth ?

Avant (IMAP) Maintenant (OAuth)
❌ Mot de passe stocké ✅ Connexion sécurisée sans mot de passe
❌ Sync manuelle ✅ Sync auto toutes les 5 min
❌ Lecture seule ✅ Envoi depuis le CRM
❌ Erreurs fréquentes ✅ Auto-refresh des tokens

🔧 Configuration OAuth Gmail

Étape 1 : Connecter Gmail
  1. Allez dans Email (OAuth)
  2. Cliquez sur "🔐 Connecter Gmail"
  3. Vous serez redirigé vers Google
  4. Sélectionnez votre compte Gmail professionnel
  5. Autorisez les permissions suivantes :
    • ✅ Lire vos emails
    • ✅ Envoyer des emails en votre nom
    • ✅ Modifier les labels/dossiers
  6. Vous serez redirigé vers le CRM → Connecté
Étape 2 : Configuration Outlook

Processus identique pour Microsoft 365 / Outlook.com :

  1. Cliquez sur "🔐 Connecter Outlook"
  2. Connectez-vous avec votre compte Microsoft
  3. Autorisez l'accès au CRM

📧 Envoyer des Emails depuis le CRM

  • Depuis une fiche Contact, Lead ou Opportunité → cliquez sur Envoyer Email
  • L'email partira depuis VOTRE adresse Gmail/Outlook (pas une adresse générique)
  • Les réponses sont automatiquement trackées dans le CRM

🔄 Synchronisation Automatique

Un worker en arrière-plan synchronise vos emails toutes les 5 minutes :

  • Nouveaux emails reçus → liés au contact s'il existe
  • Emails envoyés → enregistrés dans l'historique
  • Pièces jointes → sauvegardées
Note: Si le token expire, un badge Expiré apparaît. Cliquez sur "Reconnecter" pour résoudre.

WhatsApp Business Cloud API

Nouveauté 2026 ! Envoyez des campagnes WhatsApp professionnelles avec templates approuvés Meta.

📌 Pourquoi WhatsApp dans le CRM ?

  • ✅ Taux d'ouverture 98% (vs 20% pour email)
  • ✅ Réponses instantanées
  • ✅ Templates approuvés par Meta (pas de spam)
  • ✅ Coût faible : 0.005$ - 0.10$ par message
  • ✅ Statistiques temps réel : envoyé, délivré, lu, répondu

🔧 Configuration WhatsApp Business

Prérequis Meta
  1. Créer un Meta Business Account sur business.facebook.com
  2. Créer une App Meta dans le Meta for Developers
  3. Ajouter WhatsApp Business à votre app
  4. Obtenir votre Phone Number ID et Access Token

📖 Guide détaillé ici

Connecter WhatsApp au CRM
  1. Allez dans WhatsApp Business
  2. Cliquez sur "+ Connecter WhatsApp"
  3. Renseignez :
    • Phone Number ID (ex: 123456789012345)
    • Business Account ID
    • Numéro affiché (ex: +33 6 12 34 56 78)
    • Access Token (depuis Meta)
  4. Testez la connexion → Connecté

📝 Créer des Templates WhatsApp

Les messages WhatsApp professionnels nécessitent des templates approuvés par Meta.

Création Template
  1. Allez dans Templates WhatsApp
  2. Cliquez sur "+ Créer Template"
  3. Remplissez :
    • Nom (format: promo_ete_2026)
    • Langue (fr, en, es...)
    • Catégorie : MARKETING, UTILITY, AUTHENTICATION
    • Corps du message avec variables : {{1}}, {{2}}
    • Header (optionnel) : texte, image, vidéo
    • Footer (optionnel, max 60 caractères)
  4. Soumettez à Meta pour approbation
  5. Statut → PENDING puis APPROVED (24-48h)

📣 Créer une Campagne WhatsApp

  1. Allez dans Campagnes WhatsApp
  2. Cliquez sur "+ Nouvelle Campagne"
  3. Configurez :
    • Nom de la campagne
    • Numéro WhatsApp expéditeur
    • Template approuvé
    • Destinataires : Tous les leads / Tous les clients / Segment / Liste CSV
    • Programmation (optionnel)
  4. Envoyez ou programmez
  5. Suivez les statistiques : Envoyé / Délivré / Lu / Répondu

💬 Conversations WhatsApp

Accédez à Conversations pour :

  • Voir tous les messages entrants
  • Répondre dans la fenêtre de 24h
  • Lier les conversations aux leads/clients
Limite Tier: Nouveau numéro = 50 messages/jour. Monte automatiquement jusqu'à UNLIMITED selon la qualité.

Campagnes Marketing

📌 Types de Campagnes

Campagnes Email
  • Newsletters
  • Emails promotionnels
  • Relances automatiques
  • A/B Testing
Campagnes WhatsApp
  • Messages promotionnels
  • Notifications transactionnelles
  • Codes de validation
  • Suivi de livraison

📧 Créer une Campagne Email

  1. Allez dans Campagnes
  2. Cliquez sur "+ Créer Campagne"
  3. Choisissez Type: Email
  4. Éditeur visuel :
    • Glissez-déposez des blocs (texte, image, bouton)
    • Personnalisez avec {firstname}, {company}
    • Prévisualisez sur desktop/mobile
  5. Sélectionnez la liste de destinataires
  6. Programmez ou envoyez immédiatement

📊 Statistiques des Campagnes

Suivez les performances dans Statistiques :

Métrique Description
Taux d'ouverture % d'emails ouverts (objectif: >25%)
Taux de clic (CTR) % de clics sur les liens (objectif: >3%)
Taux de conversion % de destinataires ayant réalisé l'action souhaitée
Désabonnements % de désabonnements (à minimiser: <0.5%)
Bounces Emails non délivrés (nettoyer la liste si >5%)

Automations

Gagnez du temps ! Les automations exécutent des actions répétitives automatiquement.

📌 Scénarios d'Automation

Exemple 1 : Bienvenue Nouveau Lead

Déclencheur: Nouveau lead créé

Actions:

  1. Attendre 5 minutes
  2. Envoyer email de bienvenue
  3. Attendre 2 jours
  4. Si pas de réponse → Envoyer email de relance
  5. Notifier le commercial assigné
Exemple 2 : Relance Opportunité Inactive

Déclencheur: Opportunité sans activité depuis 7 jours

Actions:

  1. Envoyer email au commercial
  2. Créer tâche de relance
  3. Si toujours inactive après 14 jours → Marquer comme "À risque"

🔧 Créer une Automation

  1. Allez dans Automations
  2. Cliquez sur "+ Créer Automation"
  3. Choisissez un déclencheur :
    • Nouveau contact/lead/opportunité
    • Email ouvert/cliqué
    • Score de lead atteint
    • Date anniversaire
    • Changement de statut
  4. Ajoutez des actions :
    • Envoyer email
    • Envoyer WhatsApp
    • Créer tâche
    • Mettre à jour champ
    • Ajouter tag
    • Notifier utilisateur
    • Attendre X jours/heures
  5. Ajoutez des conditions (SI... ALORS...)
  6. Activez l'automation

📊 Monitoring des Automations

Consultez Statistiques pour voir :

  • Nombre d'exécutions
  • Taux de réussite
  • Erreurs éventuelles
  • ROI par automation

Analytics & KPIs

📊 Tableaux de Bord Disponibles

Analytics Ventes

Performances commerciales :

  • CA par mois/trimestre/année
  • Taux de conversion pipeline
  • Durée moyenne du cycle de vente
  • Top 10 commerciaux
Analytics Funnel

Entonnoir de conversion :

  • Visiteurs → Leads → Opportunités → Clients
  • Taux de conversion par étape
  • Points de friction identifiés
Analytics Clients

Analyse clients :

  • Valeur vie client (LTV)
  • Taux de rétention
  • Segmentation RFM
  • Clients à risque (churn)
AI Insights

Insights IA :

  • Prédictions de conversion
  • Recommandations actions
  • Anomalies détectées
  • Opportunités identifiées

🎯 KPIs Clés à Suivre

KPI Formule Objectif
Taux de conversion Leads → Opportunités (Opportunités / Leads) × 100 >30%
Taux de closing (Deals gagnés / Total opportunités) × 100 >25%
Durée cycle de vente Date closing - Date création opportunité <90 jours
Valeur moyenne deal CA total / Nombre de deals Variable
ROI Campagnes (CA généré - Coût campagne) / Coût × 100 >300%

Meilleures Pratiques

✅ Hygiène de Données

  • 🔹 Supprimez les doublons régulièrement
  • 🔹 Mettez à jour les informations contacts lors de chaque interaction
  • 🔹 Utilisez des tags pour segmenter intelligemment
  • 🔹 Nettoyez les emails invalides (bounces)

⏰ Routine Quotidienne Recommandée

Checklist Matinale (15 min)
  1. ✅ Consulter le dashboard pour les KPIs du jour
  2. ✅ Vérifier les tâches du jour
  3. ✅ Relire les nouveaux leads de la veille
  4. ✅ Vérifier les opportunités à risque (date dépassée)
  5. ✅ Consulter les emails reçus (via sync OAuth)

📧 Email : Bonnes Pratiques

  • ✅ Utilisez des objets courts (<50 caractères)
  • ✅ Personnalisez avec {firstname}
  • ✅ Ajoutez un CTA clair (bouton d'action)
  • ✅ Testez sur mobile avant d'envoyer
  • ✅ Envoyez entre 10h-11h ou 14h-15h (meilleur taux d'ouverture)
  • ❌ Évitez les mots "GRATUIT", "URGENT" (filtre spam)

💬 WhatsApp : Bonnes Pratiques

  • ✅ Utilisez des templates approuvés uniquement
  • ✅ Respectez la fenêtre de 24h (hors conversation active)
  • ✅ Personnalisez les variables {{1}}, {{2}}
  • ✅ Répondez rapidement (< 1h) pour maintenir la qualité
  • ❌ Ne spammez pas → risque de blocage du numéro

🎯 Leads : Bonnes Pratiques

  • ✅ Contactez dans les 5 minutes après réception (taux de conversion +9x)
  • ✅ Utilisez le lead scoring pour prioriser
  • ✅ Relancez 5-7 fois avant d'abandonner
  • ✅ Variez les canaux : email, téléphone, WhatsApp, LinkedIn

FAQ - Questions Fréquentes

  1. Exportez votre fichier Excel en CSV
  2. Allez dans Contacts → Importer
  3. Chargez votre CSV et mappez les colonnes
  4. Validez l'import

Allez dans Email (OAuth), cliquez sur "Reconnecter" à côté de votre configuration Gmail. Vous serez redirigé vers Google pour ré-autoriser.

Allez dans Templates WhatsApp → Créer Template. Remplissez le formulaire et soumettez à Meta. L'approbation prend 24-48h. Voir guide détaillé.

Créez une automation avec déclencheur "Nouveau lead" et action "Envoyer email". Voir guide automations.

Non, l'API WhatsApp Business Cloud nécessite obligatoirement un compte Meta Business et des templates approuvés pour envoyer des messages. C'est une protection anti-spam imposée par Meta.

Les emails sont automatiquement liés aux fiches contacts/leads. Ouvrez une fiche → onglet "Historique" pour voir tous les emails échangés.
Besoin d'aide supplémentaire ?

Utilisez le Chat Assistant pour poser vos questions techniques !

Documentation CRM Webitech - Version 2.0 - Février 2026
Dernière mise à jour : 16 février 2026

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